Sinds half maart werken veel mensen dagelijks vanuit hun eigen woon- of werkkamer. Dit is een uitzonderlijke situatie die nog wel even kan duren. Zowel werknemers als werkgevers staan hierdoor voor de nodige uitdagingen. In de vorm van fysieke belasting bij zittend werk, maar ook in de vorm van mentale belasting. Sabine Loos is HR-adviseur bij NCOI Groep en vertelt over haar ervaringen tijdens deze periode.

“We werken nu al bijna een jaar vanuit huis. In het begin hadden we natuurlijk niet verwacht dat dat zo lang zou gaan duren. Ik zat toen uren en dagenlang op een normale stoel met mijn laptop aan tafel te werken”, beschrijft Sabine. “Toen het na twee weken echt duidelijk werd dat dit allemaal wel wat langer ging duren, hebben we vanuit HR naar medewerkers gecommuniceerd dat het belangrijk is dat je echt goed naar de kwaliteit van je werkplek kijkt. We zijn ook middelen beschikbaar gaan stellen die mensen konden lenen. Zoals een muis, een toetsenbord, een tweede scherm en een goede bureaustoel. Dit om iedereen de gelegenheid te bieden zijn of haar werkplek goed in te richten.”

Belang van een goede werkplek

“Toen we hiermee begonnen, had ik voor mezelf nog het gevoel dat het met mij wel goed ging. Ik had helemaal geen klachten. Ik dacht, volgens mij zit ik goed, ik heb een goede houding enzovoort. Ik was er voor mezelf helemaal niet bewust mee bezig terwijl ik er wel volop over aan het communiceren was en mensen stimuleerde om middelen te lenen zodat ze een veilige werkplek konden inrichten. Tot ik zelf op een gegeven moment last kreeg van mijn pols. Mijn leidinggevende (directeur HRM Mariëtte Los) heeft mij toen even streng toegesproken dat het ook voor mij belangrijk is om een goede werkplek in te richten.

De volgende dag ben ik direct naar kantoor gereden om een muis, een toetsenbord, een tweede scherm en een goede stoel op te halen. Ook heb ik zelf een zit-sta bureau aangeschaft. Op zolder heb ik nu een goede werkplek ingericht. Het gekke is dat je er professioneel de hele tijd mee bezig bent en tegen iedereen de hele tijd zegt dat het zo belangrijk is, maar dat je het pas echt beseft als je er zelf tegenaan loopt”, aldus Sabine.

“Naast een goede werkplek is het ook belangrijk om voldoende pauzes te nemen”, gaat ze verder. “Collega’s vertellen ons dat ze nu minder pauzes nemen en soms aan één stuk doorwerken zonder een pauze te nemen. Op kantoor namen ze deze wandel- en lunchpauzes wel, maar thuis komt het er niet van. Terwijl het in deze tijd juist belangrijk is om genoeg pauzes te nemen en te bewegen. Om dit te stimuleren hebben we voor al onze collega’s een webinar georganiseerd met hoogleraar neuropsychologie Erik Scherder over het belang van bewegen voor je hersenen: Laat je hersenen niet zitten.”

Ommetje-challenge

“Sinds 25 januari doen we met NCOI Groep ook mee aan de Ommetje-challenge. Elke dag een wandeling is belangrijk voor je fysieke en mentale gezondheid. Na het lopen van een ommetje zul je ervaren dat je meer energie hebt en weer beter geconcentreerd kunt werken. Een ommetje helpt je te onthaasten, verbetert je creativiteit en versterkt je afweersysteem, niet onbelangrijk in deze tijd. En het mooie is; een wandeling van 20 minuten is al voldoende. Dus ook met de beperkingen van de avondklok kun je dankzij een ommetje iedere dag voldoende in beweging blijven. Binnen 5 dagen na de start doen al 400 collega’s mee en is er al 751 uur en 58 minuten gelopen! Ommetje is een initiatief van de Hersenstichting, die wij als NCOI Groep van harte ondersteunen.”

“Aan het begin van de coronacrisis hebben we de site Stay Healthy @home gelanceerd. Daar plaatsen we wekelijks artikelen op het gebied van vitaliteit. De ene keer een yogalesje, de andere keer fitness, dan weer iets over gezonde voeding of het instellen van je (thuis) werkplek. Tevens bieden we training aan voor medewerkers en leidinggevenden over thuiswerken, hoe je contact houdt en handig met elkaar kunt samenwerken.”

Ook mentale ondersteuning

 “Naast het bieden van een veilige werkplek en het faciliteren van middelen is het ook belangrijk om mentale ondersteuning te bieden. Alle HR-adviseurs bespreken regelmatig met leidinggevenden hoe het met hun team gaat en of er collega’s zijn om wie zij zich zorgen maken” vervolgt Sabine haar verhaal. “We benadrukken dat het in deze tijd heel belangrijk is dat leidinggevenden regelmatig gesprekken voeren met hun teamleden over hoe het nu écht gaat. Niet alleen werkinhoudelijk, maar ook privé.”

“We zorgen vanuit HR voor bewustwording dat het in deze tijd heel belangrijk is om daar aandacht aan te besteden. Mocht het wat minder gaan met een collega, dan komt dat gelukkig ook bij ons terecht en hebben we verschillende interventies die we kunnen inzetten. Onze arbodienst heeft bijvoorbeeld company counselors voor mensen die het moeilijk hebben door de coronacrisis. Zij kijken dan of het verstandig is om iemand door te verwijzen naar de bedrijfsarts. Die bepaalt dan of er echt een interventie nodig is, waar een medewerker in het proces zit en wat iemand nodig heeft. Zowel preventief of als iemand al uitgevallen is.”

Over de actuele situatie zegt Sabine: “Mijn inschatting is dat medewerkers de eerste maand van het thuiswerken relatief weinig thuiswerkmiddelen hebben opgehaald, maar dat daar na een maand al een duidelijke kentering in kwam en iedereen nu wel weet wat ze kunnen lenen en waar ze hiervoor terecht kunnen. We adviseren mensen zoveel mogelijk thuis te werken, maar als dit voor collega’s problemen oplevert door bijvoorbeeld een drukke thuissituatie, dan kijken we of ze niet zo nu en dan een dagje op kantoor kunnen komen werken, waar we uiteraard ook zorgen voor een veilige werkomgeving.”

Veilige werkplek bieden

“Je ziet ook wel dat iedereen in het begin van de coronacrisis zoiets had van ‘oh, dat thuiswerken gaat toch wel goed met vergaderen via Teams en zo’. Maar nu horen we steeds vaker dat mensen het directe contact missen. Omdat het beeldschermcontact toch niet dezelfde dynamiek geeft als echt menselijk contact. Tot de tijd dat dat weer kan, doen wij er alles aan om iedereen toch een veilige werkplek te bieden en waar nodig mentale ondersteuning te geven”, concludeert Sabine.